Nutzungsbedingungen

Stand: 26. März 2026

1. Geltungsbereich

Diese Bedingungen regeln die Nutzung des Raumreservationssystems durch registrierte Benutzerinnen und Benutzer sowie durch Administratorinnen und Administratoren.

2. Benutzerkonto und Zugang

  • Für die Nutzung ist ein persönliches Konto mit E-Mail-Verifikation erforderlich.
  • Bei der Registrierung werden mindestens folgende Angaben verarbeitet: E-Mail, Vorname, Nachname, Telefonnummer, Passwort.
  • Passwörter sind vertraulich zu behandeln; eine Weitergabe des Kontos ist unzulässig.
  • Bei Verdacht auf Missbrauch ist die Betreiberin unverzüglich zu informieren.

3. Erfasste Daten bei Reservationen

Bei Anfragen und deren Bearbeitung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Nutzungs- und Kontaktdaten (z. B. Organisation/Verein, verantwortliche Person, Telefonnummern, Bemerkungen).
  • Reservationsdaten (Räume, Datum/Zeit, wiederkehrende Termine, zusätzliche Räume/Optionen).
  • Status- und Prozessdaten (provisorisch/definitiv/abgesagt/annulliert, interne Bucket-Zuordnungen, Bewilligungsschritte).
  • Kommunikationsdaten (Nachrichtenverlauf zwischen Nutzenden und Administration).
  • Dokumente/Uploads im Kontext einer Reservation oder Bewilligung.
  • System- und Protokolldaten (z. B. Event-Log zu Statuswechseln und Bearbeitungsschritten).

4. Zwecke der Datenbearbeitung

  • Abwicklung und Verwaltung von Reservationsanfragen.
  • Kommunikation zu Anfragen, Rückfragen, Entscheiden und Bewilligungen.
  • Erstellung und Bereitstellung von Bewilligungsdokumenten (PDF).
  • Betriebssicherheit, Missbrauchsprävention und Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsschritten.
  • Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

5. Benachrichtigungen

Das System kann E-Mail-Benachrichtigungen zu Registrierung, Änderungen, Statusentscheiden und Dokumentenereignissen versenden. Benachrichtigungseinstellungen können – soweit vorgesehen – im Bereich «Mein Account» angepasst werden.

6. Pflichten der Nutzenden

  • Angaben müssen korrekt, vollständig und aktuell sein.
  • Es dürfen nur Inhalte und Dokumente hochgeladen werden, für die eine rechtliche Grundlage vorliegt.
  • Rechtswidrige, irreführende oder missbräuchliche Nutzung ist untersagt.

7. Datenschutz (Schweiz, revDSG)

Die Bearbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und der Datenschutzverordnung (DSV), insbesondere nach den Grundsätzen von Rechtmässigkeit, Verhältnismässigkeit, Zweckbindung, Transparenz und Datensicherheit.

  • Betroffene Personen erhalten Informationen zur Datenbearbeitung in einer separaten Datenschutzerklärung.
  • Es werden angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der Daten getroffen.
  • Zugriffe werden rollenbasiert gesteuert (z. B. User/Admin).
  • Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die genannten Zwecke oder gesetzlich nötig ist.

8. Weitergabe und Auftragsbearbeitung

Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn sie für den Betrieb erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder eine gültige Einwilligung vorliegt. Werden externe Dienstleister eingesetzt (z. B. Hosting, E-Mail-Versand), erfolgt dies im Rahmen datenschutzkonformer Auftragsbearbeitung.

9. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen Auskunft, Berichtigung und – soweit zulässig – Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung verlangen.

10. Verfügbarkeit und Haftung

  • Ein unterbruchsfreier Betrieb kann nicht garantiert werden.
  • Die Betreiberin haftet nur im gesetzlich zwingenden Rahmen.
  • Nutzende haften für Schäden, die aus missbräuchlicher oder rechtswidriger Nutzung entstehen.

11. Änderungen

Die Betreiberin kann diese Nutzungsbedingungen anpassen. Es gilt jeweils die im System veröffentlichte Fassung mit Stand-Datum.

12. Gerichtsstand und anwendbares Recht

Es gilt schweizerisches Recht. Zwingende Gerichtsstände und zwingende gesetzliche Bestimmungen bleiben vorbehalten.